Kwestie związane z obowiązkiem prania odzieży roboczej przez pracodawcę oraz ewentualnej wypłaty ekwiwalentu z tego tytułu regulują przepisy Kodeksu pracy.
Zgodnie z art. 2379 § 2 i 3 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (§ 2). Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (§ 3).
Z powszechnie obowiązujących przepisów wynika zatem obowiązek pracodawcy do m.in. do zapewnienia prania odzieży roboczej. Pracodawca może zwolnić się z tego obowiązku poprzez wypłatę pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego. Przepisy te nie wprowadzają żadnych terminów wypłaty ekwiwalentu, częstotliwości wypłaty czy nawet jego wysokości. Innymi słowy, jeżeli pracodawca nie zapewnia prania odzieży roboczej ma obowiązek wypłacić z tego tytułu ekwiwalent.
Wobec braku powszechnie obowiązujących przepisów w tym zakresie, to akty wewnętrzne obowiązujące w jednostkach PGL LP określają m.in. częstotliwość wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej oraz inne warunki. Tytułem przykładu można wskazać na zapis, iż ekwiwalent pieniężny wypłacany jest raz na kwartał, po przepracowaniu co najmniej połowy dni roboczych w danym miesiącu po przedłożeniu rachunku lub faktury z zakładu pralniczego albo oświadczenia pracownika o wysokości poniesionych kosztów.
Z przepisów tych nie wynika zatem, by pracownik na skutek nieprzedłożenia oświadczenia w danym kwartale tracił prawo do wypłaty ekwiwalentu za pranie. Brak również odpowiednich przepisów powszechnie obowiązujących w tym zakresie. Wobec tego, przedłożenie oświadczenia służy przede wszystkim ustaleniu wysokości ekwiwalentu, jednak nie powoduje, że dopiero z chwilą jego przedłożenia powstaje obowiązek pracodawcy do jego wypłaty. Na pracodawcy obowiązek wypłaty ciąży na mocy przepisów powszechnie obowiązujących, natomiast uregulowania wewnętrzne służą jedynie doprecyzowaniu jak ten obowiązek ma być realizowany oraz z jaką częstotliwością. Z obowiązkiem pracodawcy jest skorelowane roszczenie pracownika do wypłaty ekwiwalentu. Fakt, że pracownik wcześniej nie składał oświadczenia może jedynie spowodować, że część tego roszczenia ulegnie przedawnieniu. Nie może jednak spowodować, że pracownik utraci prawo do wypłaty ekwiwalentu, ponieważ nie wynika to z żadnych obowiązujących przepisów.
Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Wobec tego pracownicy mogą się ubiegać o ekwiwalent za 3 lata wstecz.
