W dzisiejszym wpisie skupimy się na odkrywaniu kolejnych zagadnień związanych z informacją publiczną. Czy ilość dokumentów, których żąda wnioskodawca, ma znaczenie w kontekście udostępniania informacji publicznej? Czym jest „informacja przetworzona” i jaki ma wpływ na udostępnianie informacji publicznych? Na te oraz inne zagadnienia związane z powyższą tematyką postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym wpisie!
Na początku warto podkreślić, że w kontekście udostępniania informacji publicznej – wniosek wnioskowi nie jest równy. Istotna jest przede wszystkim ilość informacji, która jest przedmiotem złożonego wniosku. Z całą mocą warto zaznaczyć, że duża ilość dokumentów, których udostępnienia żąda wnioskodawca, nie stanowi podstawy do odmowy udostępnienia informacji publicznej. Ilość dokumentów nie uprawnia też organu do zmiany sposobu i formy rozpoznania wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Jeżeli bowiem dane dokumenty zawierają informację publiczną to organ ma obowiązek je udostępnić. Jednak duża ilość informacji, o jakie wnioskujemy, może mieć realny wpływ na termin ich udostępnienia. W kolejnych akapitach, a także w następnych wpisach na blogu będziemy informować o innych ograniczeniach związanych z kwestią udostępniania informacji publicznej.
Co na temat dostępu do informacji publicznej mówią przepisy? Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902) [dalej: u.d.i.p.], „udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot obowiązany, nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku”. Jakich dokładnie sytuacji dotyczy art. 14 u.d.i.p? Ma on zastosowanie wtedy, gdy podmiot obowiązany dojdzie do wniosku, że „wyłącznie z przyczyn technicznych (a nie prawnych) nie jest w stanie udostępnić informacji w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem” (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 11 stycznia 2012 r., VIII SA/Wa 1072/11, LEX nr 1107765).
Przykładem przyczyn technicznych może być np. brak możliwości sporządzenia i przesłania skanów dokumentów, które organ przechowuje wyłącznie w formie papierowej z powodu nieposiadania przez ten podmiot skanera (por. wyrok WSA w Olsztynie z dnia 12 kwietnia 2012 r., sygn. II SA/Ol 193/12). Odstąpienie od wskazanego we wniosku sposobu i formy udostępnienia informacji ma zatem charakter wyjątkowy. Jest przede wszystkim uzależnione od możliwości technicznych podmiotu zobowiązanego oraz realizacji określonych wymagań proceduralnych przez ten podmiot.
Jak już wspominaliśmy powyżej, duża ilość dokumentów sama w sobie nie uprawnia organu do zmiany sposobu udostępnienia informacji publicznej, czy też odmowy jej udostępnienia. Może natomiast uzasadniać przedłużenie terminu na przygotowanie odpowiedzi na wniosek. W doktrynie wyrażany jest także pogląd, że w pewnych wypadkach szeroki zakres wniosku może wymagać takich działań organizacyjnych i zaangażowania środków osobowych, które zakłócają normalny tok działania adresata wniosku i utrudniają wykonywanie przypisanych mu zadań. Mowa tu chociażby o wnioskach, w ramach których należy przygotować, przekształcić (zanonimizować) i wykonać wiele kserokopii różnych dokumentów. „Informacja wytworzona w ten sposób, pomimo że składa się z wielu informacji prostych będących w posiadaniu organu, powinna być uznana za informację przetworzoną” (I. Kamińska, M. Rozbicka-Ostrowska, Ustawa o dostępie do informacji publicznej, Komentarz, Wyd. 2, LexisNexis Warszawa 2012, str. 51) oraz wyrok NSA z dnia 23 stycznia 2015 r. sygn. akt I OSK 315/14.
Ustawa nie mówi nam nic o tym, czym jest „informacja przetworzona”. Należy więc odwołać się do konkretnego orzecznictwa w tym zakresie. W orzecznictwie dominuje stanowisko, zgodnie z którym: „(…) informacja przetworzona jest jakościowo nową informacją, nieistniejącą dotychczas w przyjętej ostatecznie treści i postaci, chociaż jej źródłem są materiały znajdujące się w posiadaniu zobowiązanego” (zob. wyrok NSA z dnia 7 grudnia 2011 r., sygn. akt I OSK 1737/12). Aby ustalić, czy wnioskowana informacja może zostać uznana za informację przetworzoną, należy określić, czy organ jest w posiadaniu wnioskowanej informacji w formie wskazanej przez wnioskodawcę. Jeżeli okaże się, że nie – należy ustalić, jak duże nakłady pracy będą potrzebne do przygotowania rzeczonej informacji. Co do zasady, „(…) informacją prostą jest informacja, którą podmiot zobowiązany może udostępnić w takiej formie, w jakiej ją posiada, z zachowaniem ograniczeń wynikających z art. 5 ustawy, przy czym wyodrębnienie ze zbiorów informacji (rejestrów, zbiorów dokumentów, akt postępowań) nie jest związane z koniecznością poniesienia pewnych kosztów osobowych lub finansowych trudnych do pogodzenia z bieżącymi działaniami podmiotu zobowiązanego do udzielenia informacji. Informacja prosta poprzez sam proces anonimizacji, czyli czynność polegającą jedynie na przekształceniu, a nie przetworzeniu informacji nie zmienia się w informację przetworzoną. O przetworzeniu informacji nie stanowi też sięganie do materiałów archiwalnych. Informacja przetworzona w chwili złożenia wniosku w zasadzie nie istnieje. Jej wytworzenie wymaga przeprowadzenia przez podmiot zobowiązany pewnych czynności analitycznych, organizacyjnych i intelektualnych w oparciu o posiadane informacje proste” (zob. m.in. wyrok NSA z dnia 30 września 2015 r., sygn. akt I OSK 1746/14).
Zgodnie z wyrokiem WSA w Gliwicach z dnia 11 grudnia 2019 r. (sygn. akt III SA/Gl 932/19) „(…) cechę informacji publicznej przetworzonej mogą mieć takie dane publiczne proste, które wymagają dokonania analiz, obliczeń, zestawień, porównania danych statystycznych, połączonych z zaangażowaniem w ich pozyskanie określonych środków osobowych i finansowych organu, innych niż te wykorzystywane w bieżącej działalności i przez konieczność dokonania tych czynności w celu ich pozyskania, uzyskują walor informacji przetworzonej”. W orzeczeniu tym wyjaśniono, że „Przetworzenie może bowiem polegać na wyodrębnieniu pojedynczych informacji ze zbiorów będących w posiadaniu organów (które mogą być prowadzone w sposób uniemożliwiający proste udostępnienie zawartych w nich informacji) i ich przygotowaniu według założeń wnioskodawcy (opracowaniu nawet prostego zestawienia). Tym samym również suma informacji prostych, w zależności od wiążącej się z ich pozyskaniem wielkości nakładów jakie musi ponieść organ, może być traktowana jako informacja przetworzona”.
Podsumowując – w związku z tym, że informacje przetworzone mogą być udostępnione wyłącznie w zakresie, w jakim jest to szczególnie uzasadnione ze względu na interes publiczny, wnioskodawca powinien wykazać, że taki interes posiada. Gdy wnioskodawca nie wykaże ww. interesu zajdą podstawy do wydania decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej.
