Dzisiejszy wpis poświęcimy zagadnieniu związanemu z wydawaniem zaświadczeń przez organy administracji publicznej na wniosek osób zainteresowanych uzyskaniem takich zaświadczeń. Czy zgodnie z obowiązującymi przepisami takie zaświadczenie zawsze musi być wydane? A jeśli nie – to w jakich konkretnie sytuacjach organy mogą odmówić jego wydania?
Foto: Sean Pollock
Na wstępie – warto bliżej przyjrzeć się obowiązującym przepisom w tym zakresie. Zgodnie z art. 217 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks Postępowania Administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2000) [dalej KPA]:
“§ 1. Organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie.
§ 2. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:
- urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
- osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
§ 3. Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni.“
Z kolei, zgodnie z art. 218 § 1 KPA, w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2, organ administracji publicznej zobowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.
Kolejnym, wartym przytoczenia przepisem jest ten znajdujący się w art. 219 KPA. Zgodnie z nim, odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie, następuje w drodze postanowienia. Na treść w/w postanowienia można złożyć zażalenie.
Co jednak w sytuacji, kiedy dany organ nie jest w stanie technicznie wyszukać konkretnych informacji, ponieważ baza danych nie daje możliwości wyszukania danej decyzji?
W piśmiennictwie wskazuje się, że postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia może zakończyć się w trojaki sposób:
- Wydaniem zaświadczenia dotyczącego stanu faktycznego lub stanu prawnego, którego potwierdzenia żąda osoba zainteresowana;
- Odmową (w całości) wydania zaświadczenia, np. z powodu braku podstaw prawnych do jego wydania albo niestwierdzenia po stronie wnioskodawcy interesu prawnego. Decyzja odmowna może być też podyktowana istnieniem zakazów wynikających z przepisów szczególnych;
- Odmową wydania zaświadczenia o żądanej treści, np. z powodu niepotwierdzenia się w toku postępowania wyjaśniającego istnienia stanu faktycznego lub prawnego, którego potwierdzenia żądała osoba ubiegająca się o zaświadczenie (Z.R. Kmiecik, Charakter prawny zaświadczenia a możliwość ustalania i weryfikacji jego treści, PiP 2004/10, s. 58), a także w razie istnienia wątpliwości co do istnienia takiego stanu faktycznego czy prawnego. [M. Jaśkowska [w:] M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, M. Jaśkowska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2021, art. 219].
Ponadto, Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wskazał, że „jeśli na podstawie posiadanych dokumentów (np. akt personalnych) nie można zaświadczyć o okoliczności, której potwierdzenia skarżący się domaga, to organ winien wydać postanowienie odmowne z argumentacją o braku w posiadanej dokumentacji dowodów, które mogłyby potwierdzać ową okoliczność” [Wyrok NSA z 9.07.2021 r., III OSK 2458/21, LEX nr 3210278].
Dodatkowo, WSA w Poznaniu wskazuje, że „w trybie dotyczącym wydania zaświadczenia nie jest zatem dopuszczalne dokonywanie jakichkolwiek ustaleń faktycznych i ocen prawnych niewynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przeprowadzone postępowanie wyjaśniające może dotyczyć zbadania okoliczności wynikających z posiadanych przez organ ewidencji, rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów, stanu prawnego, którego poświadczenia się domaga. Jest ono zatem ograniczone do badania dokumentacji o charakterze określonym w art. 218 § 1 k.p.a. Tym samym nie jest dopuszczalne dokonywanie, w trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń, jakichkolwiek ustaleń faktycznych i prawnych niewynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Natura zaświadczenia sprowadza się bowiem do prostego przeniesienia (zacytowania) danych znajdujących się w posiadaniu organu. Oznacza to, że w sytuacji, gdy organ nie posiada w prowadzonych rejestrach danych, które mogłyby stanowić podstawę wydania zaświadczenia stosownie do żądania wnioskodawcy, oczywistym jest, że nie może wydać zaświadczenia o żądanej treści. Dla braku możliwości potwierdzenia faktów lub stanu prawnego nie mają przy tym znaczenia przyczyny, dla których organ nie znajduje się w posiadaniu określonych danych, brak ten nie obliguje również organu do prowadzenia postępowania wyjaśniającego zmierzającego do ustalenia faktów czy stanu prawnego” [Wyrok WSA w Poznaniu z 4.06.2020 r., IV SA/Po 1082/19, LEX nr 3030461].
Ponadto orzecznictwo sądowo-administracyjne stoi na stanowisku, że „rozpoznając wniosek o wydanie zaświadczenia w sytuacji opisanej w art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a. organ zobowiązany jest do ustalenia czy podmiot ubiegający się o wydanie zaświadczenia ma interes prawny w urzędowym potwierdzeniu faktów lub stanu prawnego. Jeżeli organ stwierdzi, że osoba wnioskująca o wydanie zaświadczenia nie ma interesu prawnego, odmawia wydania zaświadczenia lub wydania zaświadczenia o żądanej treści. Jak słusznie wskazał organ odwoławczy interes prawny musi być realny i aktualny tzn. winien ściśle wiązać się z aktualnymi prawami bądź obowiązkami strony, związanymi z przedmiotem postępowania lub czynnościami organu, a nie z jej zamiarami na przyszłość” [Wyrok WSA w Poznaniu z 4.06.2020 r., IV SA/Po 1082/19, LEX nr 3030461].
W przypadku odmowy wydania zaświadczenia sugerowane jest też wydanie postanowienia, zamiast skierowania do wnioskodawcy zwykłego pisma. W jednej ze spraw, WSA wskazał chociażby, że: „zarówno zaskarżone pismo, jak i poprzedzające je pismo Nadleśniczego nie wskazują, iż są to postanowienia wydane na wniosek skarżącego. Oba rozstrzygnięcia należy jednakże uznać za takie postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia, gdyż pomimo braku szeregu elementów, jakimi winno się tego typu orzeczenie charakteryzować, zawierają minimum elementów niezbędnych do zakwalifikowania ich jako postanowienia” [Wyrok WSA w Olsztynie z 11.03.2009 r., II SA/Ol 838/08, LEX nr 569665].
Podsumowując, w przypadku braku posiadania danych wskazanych we wniosku, sugerowane jest rozstrzygnięcie sprawy przez wydanie postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia na podstawie art. 219 KPA. W każdej tego typu sytuacji, uzasadnieniem odmowy wydania zaświadczenia może być powołanie się na brak posiadanych danych, a w dalszej kolejności na brak wykazania interesu prawnego w urzędowym potwierdzeniu wnioskowanych okoliczności przez wnioskodawcę.
